Onboarding pracownika – czym jest 🔎 i jak SKUTECZNIE przeprowadzić proces wdrożenia nowego pracownika 🚀

Wyobraź sobie, że przeprowadzasz się do nowego miasta. Nie znasz nikogo, nie wiesz, gdzie co jest. Czujesz się zagubiony i trochę przestraszony. A teraz wyobraź sobie, że ktoś Cię wita, pokazuje Ci okolicę, poznaje z sąsiadami. Czy jest łatwiej? No pewnie! Właśnie dlatego proces onboarding pracowników, czyli wdrażania nowych pracowników jest niezwykle istotny. Posługując się inną analogią – jeśli te osoby poczują się jak ryby w wodzie, nie będą chciały szukać innego stawu. A to oszczędza czas i pieniądze!

Czym jest onboarding pracownika?

Definicja i znaczenie onboardingu

Onboarding pracownika to proces systematycznego wprowadzania nowego pracownika do organizacji. To znacznie więcej niż podpisanie umowy i wydanie identyfikatora. To proces, który obejmuje zarówno aspekty formalne, takie jak szkolenia i dokumentacja, jak i nieformalne, związane z budowaniem relacji i integracją z zespołem. Jego celem jest nie tylko przygotowanie pracownika do wykonywania zadań, ale także stworzenie warunków, w których będzie mógł rozwijać swoje umiejętności i osiągać sukcesy. Obejmuje on okres od momentu przyjęcia oferty pracy aż do osiągnięcia przez pracownika pełnej wydajności.

Dlaczego onboarding pracownika jest tak ważny?

• Przyspiesza adaptację – nowy pracownik szybciej staje się produktywny, co przekłada się na oszczędność czasu i zasobów firmy.
• Wzmacnia kulturę organizacyjną – onboarding to doskonała okazja, aby przekazać nowym pracownikom wartości i zasady panujące w firmie.
• Zwiększa zaangażowanie – dobrze przeprowadzony onboarding buduje pozytywne pierwsze wrażenie i motywuje pracownika do osiągania lepszych wyników.
• Zmniejsza rotację – pracownicy, którzy czują się pewnie, są mniej skłonni do zmiany pracy.

Rola onboardingu w adaptacji pracownika

Niewłaściwie przeprowadzony onboarding może być dla nowego pracownika niezwykle stresujący. Brak przygotowania, poczucie odseparowania od zespołu i niepewność co do nowych obowiązków prowadzą do obniżenia efektywności, demotywacji i zwiększają ryzyko szybkiej rezygnacji.

Warto wspomnieć o tym, że onboarding pracownika to nie tylko zadanie HR. To również odpowiedzialność bezpośredniego przełożonego, który zapoznaje pracownika z jego rolą w firmie, oczekiwaniami dotyczącymi wyników i kulturą zespołu, którego będzie częścią. Do tego zadania może zostać powołany buddy, czyli osoba odpowiedzialna za wdrożenie nowego pracownika. 

Zmniejszenie liczby odejść dzięki skutecznemu onboardingowi

Sposób, w jaki wdrażamy nowych pracowników, zwłaszcza tych trudnych do znalezienia, ma kluczowe znaczenie dla ich pozostania w firmie. Nieoptymalny onboarding pracownika to nie tylko strata czasu i pieniędzy na rekrutację, ale także ryzyko utraty wartościowych talentów. Dobrze przeprowadzony onboarding nie tylko pozwala na ograniczenie nadmiernej rotacji, ale wpływa też pozytywnie na kreowanie wizerunku firmy.

Model 4C: Compliance, Clarification, Culture, Connection

Proces wdrażania nowego pracownika powinien skupić się na kilku kluczowych obszarach, które pozwolą mu szybko odnaleźć się w organizacji. Zgodnie z koncepcją Tayli N. Bauer, opisaną w publikacji „Onboarding New Employees: Maximizing Success”, warto zwrócić uwagę na cztery główne aspekty onboardingu.

Compliance: Procedury i formalności

Compliance jest najniższym poziomem i obejmuje nauczanie pracowników podstawowych zasad, procedur obowiązujących w firmie, przepisów BHP i regulaminu pracy.

Clarification: Wyjaśnienie obowiązków

Celem wyjaśnienia obowiązków jest upewnienie się, że pracownik rozumie swoje nowe stanowisko i wszystkie związane z nim cele, zadania i oczekiwania.

Culture: Kultura organizacyjna

To szeroka kategoria, która obejmuje przedstawienie kultury organizacyjnej firmy, zapoznanie z wartościami i zasadami współpracy.

Connection: Budowanie relacji w zespole

Ta kategoria oznacza dbałość o zintegrowanie pracownika z resztą zespołu i budowanie relacji.

Kluczowe elementy efektywnego onboardingu

Jak przygotować się do onboardingu pracownika?

Skuteczny onboarding pracownika wymaga starannego planowania. Przed rozpoczęciem procesu wdrożenia, HR i menedżerowie powinni dokładnie określić zakres obowiązków nowego pracownika, jego cele oraz ścieżkę rozwoju. To pozwoli na stworzenie spersonalizowanego planu wdrożenia. Dzięki temu również nowy pracownik będzie wiedział, czego się od niego oczekuje i będzie mógł szybko włączyć się w pracę zespołu. Z pewnością pomocne okażą się tu wszelkie dodatkowe materiały, dokumenty i prezentacje. Warto też ustalić, kto dokładnie będzie odpowiedzialny za poszczególne elementy procesu.

• ROZWIĄZANIA DLA CIEBIE:

Preonboarding: Przygotowanie przed pierwszym dniem pracy

Bardzo ważne jest, by buddy (lub inna osoba odpowiedzialna za proces onboardingu) skontaktował się z nowym pracownikiem jeszcze przed jego pierwszym dniem, by odpowiedzieć na wszystkie jego pytania i pokrótce opowiedzieć o pierwszych dniach na pokładzie firmy.

Plan onboardingu – co powinien zawierać?

1. Oprowadzenie pracownika po firmie

Ważne jest, aby nowy pracownik poczuł się dobrze zaopiekowany. Oprowadzenie po budynku, pokazanie kuchni, łazienek czy parkingu pozwolą nowej osobie skupić się na nowych zadaniach, zamiast martwić się o drobne, codzienne sprawy.

2. Szkolenia (merytoryczne, miękkie i BHP)

Rodzaj i zakres szkoleń zależą od stanowiska i specyfiki pracy. Przykładowo, każdy pracownik powinien przejść szkolenie BHP, a osoby pracujące w bezpośrednim kontakcie z klientami – dodatkowe szkolenie z obsługi klienta. Należy przygotować listę szkoleń, które pozwolą nowemu pracownikowi zdobyć niezbędne umiejętności i wiedzę.

3. Cele firmy vs cel pracownika

Poza przekazaniem wiedzy technicznej, warto również wyjaśnić nowemu pracownikowi, jakie cele stawia przed sobą firma i jak jego praca przyczynia się do ich realizacji. Dzięki temu poczuje się częścią większej całości i będzie bardziej zmotywowany do osiągania sukcesów.

4. Poznanie zespołu

Nowy pracownik powinien mieć możliwość poznania swoich współpracowników, ich ról i odpowiedzialności. W planie wdrożenia warto przewidzieć wydarzenia integracyjne, które pozwolą nowemu pracownikowi poczuć się częścią zespołu.

5. Feedback

W procesie wdrożenia warto zaplanować moment na zebranie informacji zwrotnej od nowego pracownika. Pozwala to dowiedzieć się, jak przebiega jego adaptacja i czy wszystko przebiega zgodnie z planem.

Personalizacja procesu onboardingu

Nowe pokolenie pracowników oczekuje większej indywidualizacji procesu onboardingu. Od pierwszego dnia chcą mieć poczucie, że są właściwymi osobami we właściwym miejscu. Właśnie to zwiększa ich zaangażowanie i sprawia, że są bardziej wydajni, innowacyjni i lojalni. Realizując cele biznesowe nowego pracodawcy jednocześnie realizują siebie, czyli swoje prawdziwe potrzeby (te potrzeby nazywamy również motywatorami, bo to one napędzają i trwale motywują do działania).

Reiss Motivation Profile® pozwala zidentyfikować 16 podstawowych motywatorów, które napędzają każdego człowieka. Dzięki temu można trafnie dobrać zadania i projekty, które będą odpowiadały indywidualnym potrzebom i zainteresowaniom pracownika. Profilowanie motywacyjne ułatwia opracowanie indywidualnej ścieżki rozwoju, która będzie wspierała pracownika w osiąganiu jego celów. Jeśli zaś chodzi o wymiar relacyjny, profilowanie ułatwia budowanie bardziej autentycznych i efektywnych relacji z przełożonym i zespołem. 

• MOŻE CIĘ ZAINTERESOWAĆ: Certyfikacja RMP Master

RMP stanowi instrukcję obsługi każdego członka zespołu i podpowiada, do których potrzeb wewnętrznych (motywatorów) najlepiej się odwołać, aby osiągnąć zamierzony efekt.

Narzędzia wspierające onboarding pracownika

Program onboardingowy: Jak go zaplanować i wdrożyć?

Na początek należy zdefiniować cele i założenia odnośnie kompetencji, które ma nabyć nowy pracownik. To punkt wyjścia do stworzenia harmonogramu, w którym będzie określony czas trwania procesu, jego poszczególne etapy i odpowiedzialności rozdzielone na poszczególne osoby. Kolejnym krokiem jest przygotowanie materiałów (dokumentów, prezentacji, instrukcji). Po zakończeniu procesu onboardingu warto zebrać informacje zwrotne od nowego pracownika, by móc ulepszać program dla kolejnych kandydatów.

Checklista onboardingowa: Kluczowe zadania do wykonania

Narzędziem, które ułatwia przeprowadzenie procesu onboardingu, jest checklista (lista kontrolna). W jej skład powinno wejść kilka elementów:

1. Kontakt z nowo przyjętym pracownikiem, przypomnienie o nadchodzącym onboardingu i przesłanie mu elektronicznych dokumentów zawierających informacje, które pozwolą przygotować się na pierwszy dzień. Tu ważne jest też przekazanie pracownikowi informacji o terminie badań lekarskich. 
2. Zadania na pierwszy dzień: zapoznanie z buddy’m, zespołem, pokazanie biura, przedstawienie i omówienie harmonogramu szkoleń i planu na pierwszy tydzień pracy. Zaplanowanie obowiązkowego szkolenia BHP.
3. Zadania na pierwszy tydzień: przeprowadzenie szkoleń i warsztatów dla nowych pracowników, zapoznanie z narzędziami pracy.
4. Zadania na kolejne miesiące: stopniowe wdrożenie w obowiązki, regularne spotkania z buddym lub przełożonym, ocena postępów.
5. Sesja feedbackowa: zebranie informacji odnośnie satysfakcji z onboardingu i efektywności tego procesu. 

Welcome pack: Jakie elementy powinien zawierać?

Nowo zatrudniona osoba może otrzymać również paczkę powitalną, która składa się zwykle z różnych gadżetów dla nowych pracowników, takich jak kubka, koszulki, materiałowej torby na zakupy z logo firmy. Często oferowane są również pomoce do pracy czy ergonomiczne rozwiązania do miejsca pracy – nakładki na monitor, podkładki pod mysz czy odciążające nakładki na oparcie krzesła.

Feedback: Jak udzielać informacji zwrotnej nowemu pracownikowi? 

Feedback jest nieodłącznym elementem skutecznego procesu onboardingowego. Pozwala nowemu pracownikowi zrozumieć, jak sobie radzi, co robi dobrze, a nad czym powinien jeszcze popracować. Dzięki regularnemu feedbackowi można szybko zidentyfikować potencjalne problemy i wprowadzić niezbędne korekty.

Reiss Motivation Profile® pozwala zrozumieć, w jaki sposób pracownik lubi pracować, jakie ma preferencje dotyczące komunikacji i współpracy. Porównując profil motywacyjny nowego pracownika z wymaganiami stanowiska, można precyzyjnie określić, w jakich obszarach pracownik odnajduje się najlepiej i gdzie potrzebuje dodatkowego wsparcia. Dzięki znajomości dominujących motywatorów, menedżer może zaproponować pracownikowi zadania, które będą go najbardziej angażować i motywować. 

Ponadto menedżer może dostosować swój styl komunikacji i podejście do pracownika, aby lepiej odpowiadać na jego potrzeby.

Grywalizacja: Zwiększenie zaangażowania w procesie onboardingu nowego pracownika

Grywalizacja to proces wprowadzania elementów charakterystycznych dla gier – punktów, poziomów, odznak, wyzwań, leaderboard’ów) – do różnych dziedzin życia, w tym również do biznesu. Grywalizacja sprawia, że proces onboardingu staje się bardziej interesujący i motywujący. Dzięki elementom gry, nowi pracownicy szybciej przyswajają wiedzę i umiejętności. Pozwala to na śledzenie postępów nowych pracowników i identyfikację obszarów wymagających poprawy.

Błędy w onboardingu, których należy unikać

Najczęstsze problemy w procesie onboardingu

• Brak jasno określonego planu onboardingu i wsparcia przełożonego prowadzi do chaotycznego wprowadzania nowego pracownika. 
• Zbombardowanie nowicjusza ogromną ilością informacji na początku może go przytłoczyć.
• Traktowanie wszystkich pracowników tak samo, bez uwzględnienia ich indywidualnych potrzeb i stylu pracy.
• Niesprzyjająca atmosfera w zespole, który nie jest zintegrowany.
• Brak dostępu do sprzętu lub oprogramowania utrudnia rozpoczęcie pracy.
• Brak jasno określonych celów i oczekiwań.

Jak usprawnić onboarding pracownika i uniknąć błędów?

• Stworzyć szczegółowy plan onboardingu
• Dopasować tempo, czyli ilość przekazywanych informacji do zdolności przyswajania nowego pracownika.
• Personalizować proces, uzwględniając indywidualne potrzeby i preferencje.
• Zapewnić wsparcie buddy’ego, przełożonego i całego zespołu.
• Organizować spotkania integracyjne, wspólne aktywności.
• Zapewnić niezbędne narzędzia na czas
• Jasno określić oczekiwania i cele.

Offboarding: Zakończenie współpracy a onboarding

Offboarding to proces formalnego zakończenia współpracy z pracownikiem. Choć często pomijany, jest równie ważny jak onboarding pracownika.

Etapy offboardingu:

• Szczegółowa rozmowa z pracownikiem na temat przyczyn odejścia.
• Formalności – zakończenie umowy, zwrot sprzętu, rozliczenie finansowe.
• Przekierowanie projektów i zadań na innych pracowników.
• Zebranie feedbacku od pracownika na temat pracy w firmie.

Rola offboardingu w cyklu życia pracownika

• Offboarding pozwala zebrać informacje na temat przyczyn odejścia i obszarów do poprawy w organizacji.
• Przekazanie wiedzy i projektów innym pracownikom pozwala zamknąć swoje sprawy i stopniowo pożegnać się z zespołem.
• Offboarding pozwala zachować pozytywny wizerunek firmy i utrzymać dobre relacje z byłym pracownikiem, a także minimalizuje ryzyko związane z odejściem pracownika, takie jak ujawnienie informacji poufnych.

Skuteczny onboarding pracownika i offboarding to inwestycja w długoterminowy sukces firmy. Dzięki dobrze przeprowadzonym procesom można zwiększyć zaangażowanie pracowników, zmniejszyć rotację kadr i budować pozytywny wizerunek organizacji.

• ROZWIĄZANIA DLA CIEBIE: