Bez analizy popełnionych błędów ciężko pracować nad swoim rozwojem zawodowym. Feedback jest niezbędny dla polepszenia jakości pracy, ale skupianie się na niedociągnięciach z przeszłości często prowadzi do nieprzyjemnych uczuć takich jak poczucie winy. I tu z pomocą przychodzi feedforward, który koncentruje się na rozwiązaniach i przyszłości. Czym różni się od feedbacku i dlaczego warto go stosować?
Czym jest feedforward?
Feedforward podobnie jak feedback jest rodzajem informacji zwrotnej, lecz skupia się na przyszłości. Dużym atutem jest fakt, że przekazywanie uwag dotyczy tylko pozytywnych aspektów pracy. Tradycyjne podejście zakłada komentowanie wykonanych zadań w negatywny sposób i dotyczy przeszłych wydarzeń, których nie da się już zmienić. W przypadku feedforward mamy do czynienia ze wskazaniem, na jakich przyszłych zachowaniach i działaniach pracownik powinien się skupić. Jest to narzędzie komunikacji, które pozwala rozwijać kompetencje pracownika i wykształcenie się pożądanych zachowań.
Czym feedforward różni się od feedbacku?
W przeciwieństwie do feedbacku feedforward skupia się na przyszłości. Podczas, gdy feedback koncentruje się na tym co zdarzyło się w przeszłości i na co już nie możemy wpłynąć, feedforward oscyluje wokół przyszłych wydarzeń. Ponadto, podczas gdy feedback dosyć często koncentruje się na negatywnych aspektach zachowania, feedforward skupia się na pozytywnych rozwiązaniach i zapobieganiu problemom zanim się pojawią. Co więcej ryzyko jakie niesie za sobą feedback przyjmuje często postać poczucia winy i złego samopoczucia u pracowników, co nie jest zbyt motywujące. Ryzyko to jest szczególnie duże u osób z większym natężeniem motywatora Uznanie, dla których akceptacja jest szczególnie ważna. Tutaj z pomocą przychodzi feedforward, który pozwala skupić się na pozytywach i konstruktywnej nauce na przyszłość. W tym przypadku negatywne przyczyny nie mają znaczenia w przeciwieństwie do zwykłej informacji zwrotnej koncentrującej się na przeszłości. Ponadto feedforward przez samych pracowników jest zwykle odbierany jako podpowiedź, co zrobić by działać jeszcze lepiej. Natomiast feedback może doprowadzić do szukania przez pracowników wymówek i wytłumaczeń niepowodzeń bez refleksji nad tym, co można zrobić lepiej i na jakich aspektach działania się skupić. Brak krytycyzmu jest tutaj kluczową różnicą. Trzeba też pamiętać, że umiejętność przekazywania informacji zwrotnej jest bardzo istotna i źle poprowadzona może łatwo zmienić się w krytykę. Zbiór porad dotyczących przyszłości jest więc o wiele bezpieczniejszy, niż krytyka, która może zostać odebrana personalnie i oceniająco, szczególnie w przypadku mniej doświadczonych osób.
Jak używać feedforwardu w zgodzie z wewnętrzną motywacją?
- Podobnie jak w przypadku każdej innej informacji zwrotnej feedforward powinien odbywać się w sytuacji sam na sam z pracownikiem bez dodatkowych obserwatorów.
- Postaraj się przekazać bardzo konkretne i praktyczne sugestie zachowań. Dobrze posługiwać się przykładami, które zilustrują, o co dokładnie ci chodzi.
- Najlepiej unikać ogólników i stronić od niesprecyzowanych wypowiedzi. Unikaj abstrakcyjnej terminologii.
- Zamiast powiedzieć “bądź bardziej konkretny w mailach” sprecyzuj, co dla ciebie znaczy konkretny np. “postaraj się napisać podsumowanie w punktach, a w tabelce przydziel zadania do poszczególnych osób”. Im jaśniejsze polecenie tym większa szansa, że zostanie ono właściwie wykonane w przyszłości.
- Pamiętaj o tym, żeby najpierw nazwać zachowanie, które chcesz zmienić. Następnie określ cel czyli zachowanie, które chcesz by pracownik stosował, a potem wspólnie poszukajcie rozwiązań i moment wdrożenia planu. Ważna jest nie tylko struktura, ale również zaangażowanie rozmówcy w działanie.
Niezależnie od tego, na jaką metodę informacji zwrotnej się zdecydujesz, warto pamiętać w niej o motywacji wewnętrznej i indywidualnym podejściu. Feedforward udzielany jest jeden na jeden i powinien być mocno spersonalizowany dla osoby, która go otrzymuje. Dobrze zwracać również uwagę na indywidualne motywatory i ich natężenie. Istnieje duża szansa, że nie do końca właściwe wykonanie polecenia zależy również od niedopasowania między naturą motywacji a przydzielonymi zadaniami np. osoby o wysokim natężeniu motywatora Kontakty Społeczne lepiej odnajdą się w zadaniach gdzie w grę wchodzą interakcje. Osoby o wysokim natężeniu motywatora Porządek świetnie odnajdą się w tabelkach, listach i kalendarzach. Sposób chwalenia (publiczny vs jeden na jeden) też zależy od motywacji – osoby o wysokim natężeniu motywatora Status będą bardziej zadowolone z publicznej pochwały, ale pracownicy na drugim końcu spektrum tego motywatora wybiorą pochwałę przekazaną w cztery oczy. Pamiętaj, że każdy pracownik jest inny i zasługuje na naszą uwagę, czas i indywidualne podejście.
Autor: Katarzyna Janas