Pandemia Covid-19 nakłada na managerów obowiązek przemyślenia, jak, gdzie i kiedy ludzie będą wykonywać swoje obowiązki. Świat pracy ewoluuje do nowego systemu, w którym miliony ludzi, od pracowników biurowych po dyrektorów generalnych, pracują z domu i innych odległych miejsc. W jaki sposób narzędzia do badania potrzeb i motywacji mogą pomóc nam w skutecznym zarządzaniu?
Wiele firm na początku roku optymistycznie zaplanowało harmonogram powrotu do pracy, dopasowało działania do mających funkcjonować normalnie szkół i przedszkoli. Jednak stan przypominający ten sprzed pandemii bardzo szybko się skończył i coraz więcej organizacji zaczęło postrzegać nowe modele pracy zdalnej i hybrydowej jako stałe. Decyzje podejmowane przez firmy są jednak bardzo spontaniczne, co skłania nas do zastanowienia, na ile wynikają one z naiwnego czekania na powrót do stanu sprzed pandemii i nadziei na szybkie wynalezienie szczepionki, a kiedy możemy mówić o strategicznych, głęboko przemyślanych decyzjach?
- Jakie pytania warto sobie zadać przechodząc w tryb pracy zdalnej?
- Czego chcą klienci i jak możemy pomóc im to osiągnąć?
- Czego chcą i potrzebują pracownicy (np. elastyczność, przejrzystość, relacji i więzi, samodzielności, rozwoju itp.)?
- Jak możemy trafnie i rzetelnie odpowiedzieć na nasze wątpliwości?
- W jaki sposób skutecznie zbadamy potrzeby klientów i pracowników, następnie dopasowując do nich podejmowane przez firmę działania?
Z pomocą przychodzą narzędzia, które pozwalają przeprowadzić analizę potrzeb i motywacji online. Można je zastosować w obu grupach, zarówno klientów, pracowników indywidualnych, jak również całych zespołów. Badania pozwalają zdiagnozować motywację, a jednocześnie są możliwe do wykonania zdalnie, bez potrzeby naginania reżimu sanitarnego. Managerowie dzięki temu zyskują jasny obraz obu grup, dowiadują się co łączy, a co dzieli pracowników w poszczególnych zespołach i w jaki sposób na podstawie tej wiedzy można opracować spójne działania względem pracowników i klientów.
W jaki sposób znajomość potrzeb kształtuje podejmowane działania?
- Jeśli okaże się, że większość ludzi w zespole będzie ma dużą potrzebę kontaktów społecznych to organizowanie pracy musi uwzględniać fizyczne spotkania w biurze i nie może w 100% przejść na pracę zdalną. W takiej sytuacji wręcz konieczne będzie uwzględnienie czynnika społecznego.
- Pracownicy o dużej potrzebie bezpieczeństwa (wg badań prowadzonych przez IDS Publishing w 2018 r. ludzie w Polsce mają podwyższoną potrzebę bezpieczeństwa w stosunku do innych nacji objętych badaniami, np. USA, Niemcy) docenią warunki pracy, które pozwalają im czuć się bezpiecznie: stałość i pewność wynagrodzenia- bezpieczeństwo finansowe, brak narażania się na infekcje- bezpieczeństwo zdrowotne itp. W tym wypadku praca zdalna będzie pożądanym rozwiązaniem.
Dzięki badaniu potrzeb możemy poznać talenty naszych zespołów i dzięki temu zorganizować firmę na nowo w zupełnie nowym systemie pracy.
Projektowanie pracy przyszłości; na co warto zwrócić uwagę?
- Jak wyglądało nasze zaangażowanie i produktywność od początku pandemii?
- Czy nasi klienci są dalej z nami, czy też przenieśli się podczas pandemii do innych firm?
- Jeśli klienci przenieśli się, to gdzie i dlaczego?
- Ilu i którzy z naszych klientów chcą wrócić, gdy będzie to bezpieczne, a którzy wolą nowe sposoby uzyskiwania dostępu do naszych produktów i usług?
- Czy pozyskaliśmy nowych klientów od czasu pandemii?
- Jakie są preferencje naszych pracowników w zakresie elastyczności pracy?
- W jaki sposób poglądy liderów wyższego szczebla różnią się od poglądów pracowników pierwszej linii i menedżerów?
- Jak radzą sobie nowi pracownicy, którzy przyszli do firmy podczas pandemii?
- Czy i jakie sukcesy odnieśliśmy podczas pandemii – co napędzało te sukcesy?
- Z jakiej wiedzy, umiejętności, procedur pracy i rytmu korzystali najlepsi pracownicy?
Warto przemyśleć powyższe pytania oraz wskazówki, triki, skróty i lekcje, których możemy się nauczyć od tych, którzy na rynku radzili sobie świetnie, odkąd pandemia zmieniła sposób naszej pracy. Warto obserwować konkurencję w poszukiwaniu inspiracji. Możemy również pomyśleć o pandemii w kategorii nowych scenariuszy pracy i nowych możliwości.
W zależności od tego, jakie osoby mamy w zespole, warto opracować szereg opcji, które umożliwią wybór najbardziej odpowiedniej metody pracy ludziom o różnej motywacji. Możemy zaproponować pracownikom np. dwa lub trzy dni pracy zdalnej w tygodniu, a może tydzień w miesiącu na miejscu w biurze.
Odpowiedzmy sobie na pytanie, kiedy potrzebne jest pokrywanie się harmonogramów poszczególnych zespołów? Jak zarządzać codziennymi potrzebami firmy? Czy udział w pewnych przedsięwzięciach będzie dobrowolny czy obowiązkowy? Jak radzić sobie z pracownikami, którzy chcą mieć biuro elastycznie do dyspozycji bez konkretnie ustalonych dni i godzin pracy? W jakim stopniu pracownicy zdalni powinni otrzymywać rekompensatę za sprzęt domowy lub koszty przestrzeni coworkingowej?
Znajdź odpowiedź na powyższe pytania, weź pod lupę swój zespół, poznaj go na nowo i zwiększ szanse swojej organizacji na rozwój w nowych czasach.
Autor: Katarzyna Janas