jak zarzadzac zespolem it

Zarządzanie zespołem IT – przewodnik po skutecznym kierowaniu zespołem technologicznym

W obecnych czasach branża technologiczna rozwija się w szalonym tempie. Sukces każdej firmy z sektora IT, niezależnie od jej wielkości, zależy zawsze od ludzi, którzy dzięki swojej skuteczności osiągają cele nieosiągalne dla jednostek. Kluczem do tej skuteczności jest właściwe zarządzanie zespołem IT.

Zespół projektowy to zbiór ludzi ze ściśle określonymi kompetencjami, których zadaniem jest wspólne osiągnięcie celu biznesowego w określonym czasie. Ale by zespół sprawnie działał, musi być mądrze skomponowany, a następnie odpowiednio zarządzany. Mądrze i odpowiednio, czyli jak? Aby nie odpowiadać pobieżnie, rozbijemy zarządzanie zespołem w branży technologicznej na kilka ważnych aspektów i omówimy umiejętności zarządzania zespołem, które powinien mieć każdy Project Manager.

Spis treści:

Rola kierownika zespołu IT

Kierownik zespołu IT (Project Manager, Project Lider) to osoba odpowiedzialna za osiągnięcie celu biznesowego. Łączy w sobie cechy menedżera i realizatora właściwego przedsięwzięcia. Obie pozycje związane są z posiadaniem władzy, której nadużywanie nie pozwala stworzyć silnego, zmotywowanego zespołu. Władza ta może wynikać z autorytetu kierownika projektu, z jego kwalifikacji, zdobytej wiedzy, doświadczenia, umiejętności lub ludzkiego podejścia w zarządzaniu zespołem technicznym. Co ciekawe, niewystarczający poziom władzy i odpowiedzialności za projekt nakazuje użycie określenia administrator projektu, koordynator lub pomocnik.

Jak w praktyce wygląda zarządzanie zespołem?

Zarządzanie zespołem IT to praca w stale zmieniającym się otoczeniu, w której działania obarczone są dużym ryzykiem. Najczęściej wymieniane wyzwania to działanie pod presją czasu (ponieważ każdy projekt ma swój deadline) oraz praca pomimo niewystarczających danych (nie wszystko jest dokładnie określone, zanim wystartuje dany projekt). W takich okolicznościach efektywne zarządzanie IT jest ciągłą żonglerką spontanicznie pojawiającymi się zadaniami i walką o produktywność zespołu.

Zadania i odpowiedzialności lidera zespołu IT

Określenie „lider zespołu IT” pojawia się w momencie, gdy chcemy podkreślić przywódczą rolę, jaką pełni kierownik projektu. Dobry lider ma predyspozycje, kompetencje i osobowość, dzięki którym współpracownicy chcą go naśladować i podążają za jego wizją.

Skuteczny lider zespołu IT = kierownik projektu

Co gwarantuje skuteczność zarządzania?

Skuteczność zarządzania gwarantuje odpowiedni lider. Skuteczny lider zespołu wie, jak zarządzać kryzysami i organizować pracę swojego zespołu w taki sposób, by każdy czuł się zmotywowany do działania i osiągnięcia celu.

Project Manager w zespole IT:

➢     uruchamia i zamyka projekt, a także kontoluje go na każdym jego etapie,

➢     planuje pracę i komunikację,

➢     buduje zespół, zarządza nim i dba o motywację,

➢     deleguje zadania,

➢     nadzoruje prace, terminy i budżet,

➢     tworzy dokumentację,

➢     reaguje na zmiany,

➢     zarządza kryzysami.

Jednym słowem skuteczny lider zespołu nadzoruje projekt na każdym jego etapie, zarówno od strony technicznej, jak i od strony zasobów ludzkich.

Umiejętności zarządzania zespołem niezbędne dla efektywnego kierownika zespołu IT

Obecnie najbardziej ceniony kierownik zespołu jest czujny na potrzeby swoich pracowników. Potrafi ich wysłuchać, wesprzeć i pomóc wydobyć pełen potencjał. Wie, jak skłonić ich do nauki i efektywnej pracy. Rozumie, że dobrze dobrane zadania oraz odpowiednie motywatory przekładają się na sukces projektu oraz firmy.

Efektywny kierownik zespołu IT to ten, który:

●     odznacza się profesjonalizmem i inteligencją,

●     jest ambitny i elastycznie asertywny – stawia granice, nie budując barier i nie zniechęcając do siebie innych,

●     posiada wiedzę z dziedziny realizowanego projektu i rozumie jego specyfikę,

●     jest komunikatywny, ma dar przekonywania – zarówno w obrębie zespołu, jak i w kontaktach z firmą lub klientami,

●     myśli, analizuje, diagnozuje – sprawnie porusza się w granicy ryzyka i możliwości,

●     umiejętnie zarządza ludźmi,

●     jest kreatywny i wszechstronny, dzięki czemu z otwartą głową podchodzi do wyzwań projektowych,

●     wykazuje się odpornością na stres,

●     jest proaktywny, nieustannie aktualizuje swoją wiedzę,

●     jest systematyczny i dyspozycyjny,

●     umiejętnie planuje działania,

●     wie, jak motywować poszczególnych członków zespołu.

Rola kierownika projektu polega w dużej mierze na: inspirowaniu, wytyczaniu nowych ambitnych celów, motywowaniu ludzi do ich realizacji, ale też na samodyscyplinie i zdolności podejmowania najlepszych decyzji. Ponieważ każdy projekt informatyczny jest w pewnym stopniu niewiadomą, kierownik zespołu musi umieć przewidzieć jak najwięcej sytuacji, które mogłyby oddalić osiągnięcie celu.

Jak widać, mamy tu mieszankę umiejętności twardych, czysto technicznych oraz umiejętności miękkich, dzięki którym pośredniczenie między interesariuszami projektu jest sprawne i bezproblemowe.

Budowanie zespołu IT i dbanie o jego rozwój

Zrekrutowanie odpowiednich ludzi do swojego zespołu to jedna z podstawowych odpowiedzialności kierownika zespołu. Budowanie zespołu IT należy rozpocząć od ustalenia wizji zespołu it, celu działań oraz dostarczenia odpowiednich środków i narzędzi.

Na tym jednak nie kończy się zadanie – sztuką jest rozwój zespołu IT i zapewnienie jego członkom takich warunków, by chcieli aktywnie uczestniczyć w realizacji projektu na każdym jego etapie. Zespół, który pracuje wydajnie i efektywnie, rozumie sens pracy zespołowej na rzecz osiągnięcia celu.

Czy istnieje idealny zespół IT?

Prawdopodobnie nie istnieje zespół złożony z najlepszych specjalistów z naręczem kompetencji idealnie skrojonych do wymagań projektu. Należy jednak pamiętać, że rekrutacja do zespołu IT nie polega na wyłonieniu najlepszego kandydata na dane stanowisko, ale takiego, który jak najbardziej przystaje do jego wymogów, zgodnie z przygotowanym opisem stanowiska i pożądanego profilu danego pracownika.

Niezależnie od tego, czy członkowie zespołu wyłaniani są z rekrutacji wewnętrznej, czy zewnętrznej, rekruter powinien dokładnie poznać dotychczasowe doświadczenie wszystkich osób. To, co świetnie sprawdza się w procesie rekrutacji do zespołu IT, to ścisła współpraca kierownika zespołu z rekruterami – to przecież od ich aktywności zależy rozwój zespołu IT, jego sukces i szybkość rekrutacji. Warto zatem jak najdokładniej przedstawić działowi kadrowemu niezbędnych wymaganych kwalifikacji i kompetencji.

Najczęstsze błędy popełniane w trakcie rekrutacji do zespołu IT:

●     przydzielanie do zespołu osoby, która nie pasuje do stanowiska, ale w danym momencie firma nie ma pomysłu na miejsce dla tej osoby w organizacji,

●     włączanie do zespołu zbyt dużej ilości osób od początku, zamiast stopniowego uzupełniania zespołu według aktualnych potrzeb projektowych,

●     włączanie do zespołu specjalistów, którzy co prawda idealnie wpisują się w zapotrzebowanie, ale mają już swoje zadania, które traktują priorytetowo,

●     przydzielanie stanowisk „po znajomości”, a nie według kompetencji.

Jak zbudować idealny zespół IT? Kluczowe kompetencje członków zespołu

Aby skutecznie realizować swoje cele w zespole IT, jego członkowie muszą mieć odpowiednie kompetencje i umiejętności praktyczne.

Jeśli chodzi o wiedzę specjalistyczną, członkowie zespołu IT muszą mieć popartą doświadczeniem wiedzę z zakresu nowych technologii, IT i programowania. Przydatnym narzędziem pozwalającym rozpoznać te umiejętności jest portfolio, w którym znaleźć można najważniejsze zrealizowane projekty. Umiejętności techniczne mogą być sprawdzone podczas rozmowy kwalifikacyjnej lub w wyniku wykonanych zadań.

Kolejnym ważnym składnikiem, jeśli chodzi o kompetencje członków zespołu, jest kompetencja koncepcyjna, czyli najprościej mówiąc rozumowanie praktyczne w toku realizacji projektu, umożliwiające twórcze i abstrakcyjne myślenie o projekcie.

Jako ostatnie wymienić należy kompetencje społeczne, do których należą: asertywność, zdolność komunikacji, odpowiedzialność, empatia i gotowość do współpracy z innymi osobami w zespole.

Integracja zespołu: tworzenie efektywnej pracy zespołowej w IT

Zespół pracuje efektywnie, jeśli wszystkie osoby są do siebie dopasowane. Duże znaczenie ma tu zarówno integracja samego zespołu, jak i pierwsze spotkanie członków zespołu z kierownikiem projektu, który jasno określi cel projektu oraz zadania i odpowiedzialności każdego z członków zespołu. To od tych właśnie wstępnych ustaleń w dużej mierze zależy powodzenie projektu. Ważne, by zostawić przestrzeń na pytania i rozwiać wątpliwości jeszcze przed startem projektu.

Pawlak w swojej książce „Zarządzanie projektami” (2006) jako niezbędne do stworzenia efektywnego zespołu projektowego, uważa:

➢     ciągłe doskonalenie planu dotyczącego budowania zespołu i jego działania,

➢     integrację zespołu, czyli organizację regularnych spotkań,

➢     wyjaśnienie celów zespołu i zadań poszczególnych członków,

➢     aktywizację, czyli włączanie zespołu w analizę sytuacji i rozwiązywanie problemów,

➢     zaufanie aktywnym i efektywnym członkom zespołu i innym współpracownikom,

➢     odbieranie informacji zwrotnych od członków zespołu,

➢     efektywną komunikację, czyli dbanie o przepływ informacji i likwidowanie niewiadomych.

Zarządzanie projektami IT

Zarządzanie projektami IT polega na planowaniu i kontroli zadań oraz przydzielaniu odpowiednich zasobów na każdym etapie projektu. Są to zadania osoby kierującej projektem (Project Managera), której celem jest osiągnięcie celu projektowego w ustalonym czasie i przy określonym budżecie.

Branża IT: jakie wyzwania niesie za sobą zarządzanie projektami?

Zarządzanie projektami IT to szereg czynności obejmujących podejmowanie decyzji, ograniczanie ryzyka, zarządzanie zmianą, zarządzanie zasobami finansowymi, ludzkimi i materialnymi, a także dbanie o jakość pracy.

Rozbijając zarządzanie projektami IT na części, Projekt Manager odpowiada za:

➢     planowanie projektu i tworzenie harmonogramu (zazwyczaj pracę nad projektem dzieli się na wcześniej określone etapy, zwane sprintami),

➢     zarządzanie kosztami, czyli planowanie, oszacowywanie i kontrolowanie kosztów projektu,

➢     zarządzanie zasobami ludzkimi (zarządzanie pracownikami) w celu jak najlepszego dopasowania zadań do członków zespołu oraz członków zespołu do specyfiki projektu,

➢     zarządzanie zadaniami tak, by zamknąć projekt w wyznaczonym terminie.

Change management – zarządzanie zmianą i proces zarządzania zmianami w projektach IT

Zmiana w projekcie informatycznym to dodanie, modyfikacja bądź usunięcie czegokolwiek, co ma wpływ na usługi informatyczne. Zmiany wpływają na codzienną pracę wielu ludzi, co w przypadku tak dynamicznie rozwijającej się branży stanowi nie lada wyzwanie dla każdego menedżera. Głównym celem procesu zarządzania zmianą (change management) jest mitygacja ryzyka związanego z nią oraz stworzenie takich procedur, dzięki którym zespół mógłby skutecznie i terminowo obsłużyć każdą kolejną zmianę. Proces zarządzania zmianami jest niezwykle istotny dla utrzymania dynamiki projektu.

Co ułatwia zarządzanie zmianą?

W procesie zarządzania zmianą bardzo ważną rolę odgrywa efektywna komunikacja. Zadaniem menedżera jest przekazanie zespołowi wszystkich niezbędnych informacji oraz zaangażowanie ich w proces zmiany. Co ważne, to kadra menedżerska musi komunikować korzyści, jakie przyniesie dana zmiana. Przekaz wsparty autorytetem jest niezwykle cenny i skuteczny, świadczy też o zaangażowaniu menedżerów. Z kolei członkowie zespołu mają pewność, że zmiana jest zgodna ze strategią czy wartościami firmy.

Efektywne zarządzanie zespołem IT

Delegowanie zadań: klucz do produktywności zespołu

Delegowanie zadań o przekazanie komuś innemu odpowiedzialności za nie. Wbrew pozorom nie polega ono na wskazaniu palcem zadania i ewentualnym określeniu czasu na jego wykonanie. Jeśli zespół ma pracować efektywnie i się rozwijać, menedżer musi wiedzieć, jak właściwie delegować zadania w jego obrębie.

Właściwe delegowanie odciąża menedżera, rozkłada odpowiedzialność na innych członków zespołu, pozwala na osiągnięcie celu w wyznaczonym terminie, ale też zwiększa efektywność zespołu. Warto pamiętać też o tym, że delegowanie zadań naturalnie tworzy następców, dzięki nauce niezbędnych umiejętności. Skuteczne delegowanie to zlecenie komuś zadania z pozostawieniem swobody w zakresie doboru narzędzi, metod czy podejmowania decyzji.

O czym należy pamiętać?

Powierzając komuś odpowiedzialność należy wybrać osobę godną zaufania, posiadającą odpowiednie kompetencje. W zależności od tego, czy dana osoba miała już styczność z danym zadaniem, czy nigdy się z tym nie zetknęła, przedstaw dokładnie opis zadania i dokładne instrukcje lub pozostaw swobodę co do wyboru metody wykonania zadania. Zawsze wskaż osoby, które dostarczą więcej informacji w tym zakresie lub miejsca, skąd można czerpać wiedzę. Wytłumacz, jak ważne jest zadanie i jakie są konsekwencje niewykonania zadania. Zapewnij, że jesteś dyspozycyjny i gotowy, by rozwiać wątpliwości lub poradzić sobie z blokerami. Jeśli zadanie wymaga podejmowania decyzji, działaj zgodnie z doświadczeniem danej osoby – możesz całkowicie przekazać jej decyzyjność (jeśli dobrze zna temat, którym będzie się zajmować) lub poprosić o wrócenie do Ciebie po ostateczną decyzję.

Motywowanie zespołu: jak zwiększyć efektywność pracowników?

Nie jest tajemnicą, że dobry pracownik to zmotywowany pracownik. Szybko rozwijająca się branża IT gwarantuje dobre zarobki, a niewystarczająca ilość specjalistów w stosunku do zapotrzebowania w branży powoduje, że firmy muszą się starać, by danego pracownika nie stracić. Jak więc motywować pracowników, by czuli, że chcą się dalej rozwijać w obrębie naszej firmy?

Motywowanie zespołu za pomocą benefitów pozapłacowych (takie jak bony podarunkowe lub karnet na siłownię) nie sprawdza się długoterminowo. Obecnie stały się one wręcz standardem, dla którego nie trzeba się dodatkowo wysilać. To, co jest bardziej istotne, to poznanie swoich pracowników i odkrycie ich potrzeb, by móc jak najlepiej ich motywować. Pokazując pracownikowi, jaką widzimy w nim wartość dla firmy i rozwijając jego potencjał, zwiększamy swoje i jego szanse na kontynuację kariery w tak wspierającym środowisku. Motywacje wewnętrzne napędzają do działania, a osiąganie celów smakuje wybornie. A ponieważ każdy z nas ma niepowtarzalny zestaw wewnętrznych potrzeb, to sposoby motywowania poszczególnych członków zespołu będą różne. Więcej na ten temat przeczytasz w naszym raporcie „Co motywuje ludzi z IT i jak z nimi pracować”. To unikalny zbiór wskazówek po zarządzaniu zespołem IT.

Komunikacja w zespole IT

Wypracowanie zasad sprawnej komunikacji w rozproszonym zespole IT stanowi duże wyzwanie dla menedżera. Rozmowy wirtualne nie dają tyle możliwości, co kontakt bezpośredni.

W kontakcie wirtualnym, bardziej niż w tym bezpośrednim, ważne są konkretne, proste i bezpośrednie komunikaty. Warto upewniać się, że rozmówca dobrze rozumie wszystkie informacje, polecenia i prośby. Podczas pracy w międzynarodowym zespole warto mieć na uwadze kontekst językowy i kulturowy. Pisemne podsumowanie po każdym spotkaniu pomaga uniknąć nieporozumień.

Obecnie dostępnych jest wiele narzędzi ułatwiających komunikację na odległość i automatyzujące niektóre codzienne czynności. Są to na przykład aplikacje do monitorowania poszczególnych etapów projektu czy współdzielony board z zadaniami na każdy dzień oraz nadchodzące tygodnie. Dzięki nim menedżer może szybko zorientować się, jak przebiega praca nad projektem, a każdy z członków zespołu ma wgląd w zadania innych osób i wie, do kogo zgłosić się z konkretnym problemem czy zapytaniem.

Wypracowanie standardów komunikacji jest trudnym i czasochłonnym zadaniem. Jest to natomiast niezbędne do efektywnej komunikacji, zwłaszcza w przypadku zespołów rozproszonych czy zdalnych.

Efektywna komunikacja: spotkania IT i komunikacja asynchroniczna

Jeśli chodzi o interaktywne formy komunikacji, dzielimy je na formy synchroniczne (odbywające się w czasie rzeczywistym) i asynchroniczne (w których reakcje odbiorcy są odroczone w czasie). Aby praca zespołów hybrydowych w branży IT była efektywna, należy łączyć ze sobą te dwie formy.

Przykłady komunikacji synchronicznej: rozmowa twarzą w twarz, rozmowa telefoniczna, videorozmowa.

Cechy charakterystyczne:

+ natychmiastowa komunikacja,

+ sprawne ustalenie działań,

+ możliwość jak najszybszego przekazania lub otrzymania informacji,

– wymaga koordynacji i zaangażowania dwóch osób w tym samym czasie,

– brak gwarancji ustaleń – łatwo coś przeoczyć bez pisemnego podsumowania po rozmowie.

Przykłady komunikacji asynchronicznej: maile, chaty, platformy coworkingowe i przestrzenie task-management’owe.

Cechy charakterystyczne:

+ możliwość sformułowania przemyślanej odpowiedzi,

+ swobodne zarządzanie czasem stron komunikacji (każdy może odpowiedzieć w dogodnym momencie),

+ gwarancja ustaleń, do których można wrócić w dowolnym momencie,

– odpowiedź odsunięta w czasie (bliżej nieokreślonym),

– wymaga doprecyzowania zasad komunikacji (na przykład maksymalnego czasu na przesłanie odpowiedzi).

Zarządzanie napięciem i presją czasu w pracy zespołu IT

Praca w zespole IT to przede wszystkim praca pod presją czasu. Goniące deadline’y każdego z etapów projektu i ciągły stres skutkują w najlepszym wypadku gorszej jakości kodem, a w najgorszym – prowadzą do problemów ze snem, chorób serca, wrzodów czy zbyt wysokiego ciśnienia.

Całkowite wyeliminowanie stresu ze swojej codzienności jest niemożliwe, ale dbanie o higienę pracy pomaga zapobiec powyższym problemom lub zminimalizować ich wpływ na nasze zdrowie psychiczne i fizyczne.

Nie odkładaj na jutro

Presja czasu i napięcie w pracy to często wynik złego zarządzania swoim czasem. Zostawianie zadań na ostatnią chwilę potęguje stres i poczucie, że doba ma za mało godzin, a ilość obowiązków przytłacza. Pomocne może być w tym przypadku tworzenie list z zadaniami na dany dzień. Pomagają one monitorować postępy i mądrze planować swoją pracę. Ważna jest też odpowiednia priorytetyzacja zadań. Oznaczaj te, które są najważniejsze i/lub najbardziej pilne i nimi zajmuj się w pierwszej kolejności, a jeśli wystarczy Ci czasu, pracuj nad pozostałymi punktami.

Pamiętaj o równowadze

Dbanie o work-life balance to coś więcej niż dobra rada ludzi sukcesu, którzy mogą sobie pozwolić na luksus odpoczynku. Jeśli będziesz poświęcać swój wolny czas na dodatkową pracę i zarywać noce, by nadgonić listę rzeczy do zrobienia, to w krótkim czasie doświadczysz wypalenia zawodowego. By działać efektywnie, musisz się wysypiać i odpoczywać, z dala od obowiązków pracowniczych. Dobrym pomysłem są też ćwiczenia fizyczne (minimum 30 minut dziennie), właściwa dieta oraz regularne przerwy od ekranów. Pamiętaj, że dbając o siebie, wydobywasz swój potencjał.

Nie bierz na siebie zbyt dużo

Bądź asertywny i nie obawiaj się utraty dobrych relacji ze współpracownikami. Kiedy proszą Cię o pomoc lub przejęcie ich zadań, najpierw zastanów się, czy na pewno masz na to przestrzeń. Jeśli nie – odmów. W przeciwnym razie znów zamkniesz się w kole stresu i presji związanej z niewystarczającą ilością czasu na ukończenie wszystkich zadań.

Efektywne zarządzanie IT – podsumowanie

Efektywne kierowanie zespołem technologicznym to nie lada gratka.  Skuteczny lider zespołu nadzoruje projekt na każdym jego etapie, zarówno od strony technicznej, jak i od strony zasobów ludzkich. Ma to wpływ na produktywność zespołu – kluczem do sukcesu projektu jest utrzymanie zmotywowanego zespołu, który chce się rozwijać i czerpię satysfakcję z każdego osiągniętego celu. Aby mu to umożliwić, warto sięgnąć po narzędzia pozwalające poznać wewnętrzne motywatory każdego z członków zespołu.