Bariery komunikacyjne – rodzaje, przykłady, sposoby pokonywania

Komunikacja to dynamiczny proces, w którym nadawca, wykorzystując różnorodne kody (słowa, gesty, symbole), przekazuje wiadomość do odbiorcy. Odbiorca z kolei, interpretując otrzymany komunikat, nadaje mu indywidualne znaczenie. Czasami, nawet pomimo usilnych starań obojga uczestników interakcji, porozumienie nie jest możliwe. Wpływają na to różnorodne bariery komunikacyjne, czyli czynniki odpowiedzialne za brak zrozumienia lub zniekształcenie przekazu.

Czym są bariery komunikacyjne i dlaczego są problemem?

Bariery komunikacyjne to przeszkody, które sprawiają, że trudno nam się dobrze zrozumieć. Zaliczamy do nich utrudnienia z różnych obszarów. Mogą to być różnice w języku czy postrzeganiu świata, ale też hałas, a nawet nasze własne myśli i uczucia.

• ROZWIĄZANIA DLA CIEBIE – popraw komunikację opierając się na naukowej metodologii – sprawdź publikacje i szkolenia

Rodzaje barier komunikacyjnych

Bariery językowe

Bariery językowe mogą przybierać różne formy: od różnic w gramatyce i słownictwie, przez różnice kulturowe związane z użyciem języka (np. gesty, zwroty grzecznościowe), po bariery wynikające z akcentu lub dialektu. 

Bariery semantyczne

Bariery semantyczne wynikają z różnic w rozumieniu znaczenia słów i konstrukcji językowych. Stosowanie żargonu, terminologii specjalistycznej oraz różnice kulturowe w zakresie używania języka mogą prowadzić do błędnej interpretacji przekazu.

Bariery psychologiczne

Są to bariery wynikające z emocji nadawcy lub odbiorcy. Do powstawania barier komunikacyjnych na tle psychologicznym przyczyniają się między innymi: negatywne nastawienie, nieśmiałość i lęk przed wyrażaniem własnych myśli i uczuć; brak zaufania do rozmówcy; stereotypy i uprzedzenia; monotonność wypowiedzi, brak umiejętności słuchania,  silne emocje (gniew, podekscytowanie, stres).

Bariery fizyczne

Hałas, temperatura, presja czasu, odległość, nieodpowiednie miejsce lub pora dnia, a także awarie i ograniczenia techniczne mogą stanowić bariery utrudniające efektywny przekaz informacji. To ważne zwłaszcza w obecnych czasach, w których praca zdalna jest tak popularna. Rozwój technologii umożliwił częściowe przezwyciężenie tych ograniczeń, jednak niektóre aspekty komunikacji, takie jak komunikacja niewerbalna, nadal wymagają bezpośredniego kontaktu.

Bariery systematyczne

Bariery systematyczne są związane z ograniczeniami wynikającymi z organizacji i struktury systemów komunikacyjnych. Niespójne lub niewystarczające systemy informatyczne, a także brak jasnych procedur komunikacyjnych są głównymi przyczynami opóźnień, błędów i nieporozumień w przekazywaniu informacji. Przykładem może być sytuacja, w której nowy pracownik nie wie, do kogo może się zwrócić ze swoim pytaniem.

Bariery kulturowe

Różnice kulturowe wpływają na sposób kodowania i dekodowania informacji. Gesty, mimika i symbole, które są integralną częścią komunikacji niewerbalnej, mogą mieć odmienne znaczenia w różnych kulturach. To, co dla jednych jest gestem przyjaźni, dla innych może być oznaką nieuprzejmości lub może przekraczać granice drugiej osoby. 

Wewnętrzne a zewnętrzne bariery komunikacyjne 

Wewnętrzne bariery komunikacyjne są często przyczyną błędnej interpretacji przekazu. Powstają, gdy uczestnicy interakcji przypisują komunikatom znaczenia, które nie były zamierzone przez nadawcę. To wydawane osądy, uprzedzenia czy też zwyczajne złe nawyki, jak przerywanie rozmówcy czy uciekanie od trudnych tematów. 

Z kolei zewnętrzne bariery komunikacyjne to okoliczności interakcji, które ją zakłócają. Do najczęściej występujących barier zewnętrznych należą: hałas, zakłócenia techniczne, ograniczenia czasowe oraz przerwy w komunikacji inicjowane przez rozmówcę. Na szczęście często możemy je łatwo wyeliminować, na przykład poprzez zmianę czasu lub miejsca spotkania.

Jak pokonywać bariery komunikacyjne?

Aby słowa trafiały do odbiorcy, warto zastosować kilka prostych zasad:

• Mówmy jasno i zrozumiale, unikajmy skomplikowanych zwrotów i żargonu. 
• Słuchajmy aktywnie, pokazując, że jesteśmy zaangażowani w rozmowę.
• Parafrazujmy wypowiedzi i zadawajmy pytania, aby upewnić się, że dobrze rozumiemy.
• Bądźmy empatyczni, starajmy się zrozumieć punkt widzenia drugiej osoby, nawet jeśli się z nim nie zgadzamy.
• Zamiast oceniać się nawzajem, szukajmy wspólnych płaszczyzn.
• Zamiast ogólników, podawajmy konkretne przykłady i fakty.
• Dostosujmy swój język ciała – uśmiech, otwarta postawa i kontakt wzrokowy sprzyjają budowaniu dobrych relacji.
• Nie przerywajmy innym ani nie dokańczajmy tego, co ktoś chciał nam zakomunikować.
• Wybierzmy odpowiedni moment i miejsce na rozmowę. Unikajmy hałaśliwych miejsc i sytuacji, które mogą rozpraszać uwagę.
• Bądźmy cierpliwi. Budowanie zaufania wymaga czasu. 
• Bądźmy otwarci i ciekawi. Poznanie różnych kultur może pomóc Ci komunikować się z nimi bardziej skutecznie.
• Unikajmy podawania zbyt wielu informacji. 
• Oceniajmy swój stan emocjonalny przed wysłaniem lub odpowiedzią na komunikaty. 

Bariery komunikacyjne w organizacjach i ich wpływ na efektywność zespołów

Bariery komunikacyjne są poważnym wyzwaniem dla każdej organizacji. W erze globalizacji i cyfryzacji, a zwłaszcza w obliczu ostatnich wydarzeń pandemicznych i popularyzacji pracy zdalnej, skuteczna komunikacja stała się jednym z kluczowych czynników warunkujących sukces przedsiębiorstw.

Badania wskazują, że znaczna część pracowników doświadcza trudności w otrzymywaniu kluczowych informacji, co negatywnie wpływa na ich zaangażowanie. Jak temu zaradzić? Przede wszystkim należy zidentyfikować, co dokładnie stoi na przeszkodzie komunikacji. A następnie wdrożyć rozwiązania, które pozwolą nam skutecznie przekazywać informacje i współpracować ze sobą.

Przezwyciężenie problemów komunikacyjnych wymaga zarówno działań na poziomie indywidualnym (np. rozwój umiejętności komunikacyjnych), jak i organizacyjnym (np. wprowadzenie odpowiednich narzędzi i procedur). W obydwu przypadkach pomocne jest narzędzie Reiss Motivation Profile®, które adresuje unikalne potrzeby i motywacje indywidualnych członków zespołu. Znajomość motywatorów pozwala na stworzenie spersonalizowanych strategii komunikacyjnych, które przynoszą długotrwałe i pozytywne rezultaty.

• ROZWIĄZANIA DLA CIEBIE – popraw komunikację w zespole i całej organizacji opierając się na naukowej metodologii – sprawdź publikacje i szkolenia