Onboarding buddy – kim jest 🔎, jakie są jego zadania i kto nadaje się do tej funkcji? 💪🏼

Nowe miejsce pracy to zawsze wielka niewiadoma. To zrozumiałe, że pracownik, który dopiero poznaje firmę, współpracowników i wdraża się w obowiązki, czuje się niepewny i zagubiony. Istnieje natomiast osoba, której zadaniem jest skuteczne wdrożenie nowego pracownika – onboarding buddy. Wbrew pozorom do jego zadań nie należy jedynie wskazanie pracowniczej kuchni i zapoznanie z zespołem. Dziś proponujemy przyjrzenie się tej nieformalnej funkcji – również przez pryzmat motywacji wewnętrznej. 

Kim jest onboarding buddy?

Onboarding buddy, czyli mentor w procesie wdrożenia, to doświadczony pracownik organizacji, który pełni rolę przewodnika dla nowego członka zespołu, ale nie jest jego przełożonym (to dość ważne!). Jego zadaniem jest nie tylko przekazanie niezbędnej wiedzy i umiejętności, ale także stworzenie przyjaznej atmosfery, która ułatwi nowemu pracownikowi adaptację do kultury organizacyjnej.

Odsuwając na bok skomplikowane definicje, można powiedzieć, że buddy to kolega z pracy, który oprócz zajmowania się swoimi obowiązkami, orbituje wokół nowego pracownika i upewnia się, że proces wdrażania przebiega sprawnie i bez komplikacji po jakiejkolwiek stronie. Warto dodać, że prawidłowo przeprowadzony proces onboardingu zmniejsza rotację i stres pracowników, a także zwiększa zaangażowanie i produktywność zespołu.

• MOŻE CIĘ ZAINTERESOWAĆ: Chcesz zmniejszyć rotację pracowników?

Zadania buddy’ego w procesie onboardingu

Zakres zadań onboarding buddy’ego może być różny w zależności od specyfiki organizacji i stanowiska nowo przyjętej osoby. Do jego obowiązków należą:

• Opieka i organizacja – odebranie nowej osoby z recepcji pierwszego dnia pracy, oprowadzenie po biurze, przygotowanie sprzętu do pracy, zadbanie o dostępy.
• Integracja – zapoznanie z zespołem, organizacja wspólnego lunchu lub spotkania integracyjnego.
• Wsparcie merytoryczne – przekazanie wiedzy dotyczącej narzędzi, systemów i procesów stosowanych w organizacji, a także nieformalnych zasad obowiązujących w firmie.
• Mentoring – udzielanie wskazówek dotyczących codziennej pracy, odpowiadanie na pytania, wspieranie w rozwiązywaniu problemów, ewentualnie nadzorowanie grafiku szkoleń i spotkań onboardingowych nowego pracownika;
• Budowanie relacji – stworzenie atmosfery zaufania i otwartości, słuchanie i wspieranie nowego pracownika.
• Zbieranie feedbacku – regularne rozmowy z nowym pracownikiem, zbieranie informacji na temat jego doświadczeń i potrzeb.

Kto może zostać onboarding buddy’m?

Wybór odpowiedniej osoby to kluczowy element sukcesu całego procesu. Osoby eksperckie mają zazwyczaj napięty grafik obowiązków, zatem warto skupić się na tych, które mają dobrze rozwinięte umiejętności społeczne, są otwarte i komunikatywne.

Jak wybrać osoby, które mają największy potencjał do bycia onboarding buddy’m i najlepiej odnajdą się w tej roli? Poniżej wskazujemy najistotniejsze wewnętrzne motywatory predysponujące do bycia buddy’m.

Opieramy się na naukowej metodologii opracowanej przez prof. Stevena Reissa – Reiss Motivation Profile® diagnozującej 16 naukowo potwierdzonych wewnętrznych motywatorów. Jeśli to Twoje pierwsze spotkanie z RMP, wszystkie motywatory znjdziesz w tym miejscu. Możesz też obejrzeć krótką wypowiedź doświadczonego trenera stosującego tę metodologię. A jeśli o RMP wiesz już sporo, przejdź do listy pod filmem.

Motywatory wspierające rolę onboarding buddy:

Uznanie → bycie buddy’m pozwala zdobyć uznanie za swoją wiedzę, umiejętności i zaangażowanie w rozwój innych.

Kontakty społeczne → ludzie z dużą potrzebą kontaktów społecznych łatwo nawiązują kontakty, co ułatwia budowanie relacji z nowym pracownikiem.

Ciekawość → osoby z tą dużą potrzebą mają rozległą wiedzę, zatem odpowiadanie na pytania nowego pracownika nie będzie dla nich problemem. 

Porządek → osoby z dużą wewnętrzną potrzebą porządku cenią sobie strukturę i organizację. Mogą stworzyć jasny plan onboardingowy, co ułatwi nowemu pracownikowi orientację w organizacji.

Idealizm → osoby z dużą potrzebą idealizmu chcą mieć poczucie, że przyczyniają się do czegoś większego, co pozwala im aktywnie uczestniczyć w rozwoju organizacji.

Status → dla niektórych osób ważne jest, aby być postrzeganym jako osoba wyjątkowa, kompetentna i doświadczona. Bycie onboarding buddy’m może podnieść ich status w organizacji.

Motywatory utrudniające rolę onboarding buddy:

Gromadzenie → wysoka potrzeba gromadzenia może utrudniać przekazywanie wiedzy (dzielenie się nią).

Niezależność → osoby z dużą potrzebą niezależności mogą mieć trudności z zaangażowaniem w relację i poświęceniem czasu na mentoring.

Spokój → osoby z dużą potrzebą spokoju mogą mieć trudność w odnalezieniu się w kryzysowych sytuacjach i szybkim rozwiązywaniu problemów.

• MOŻE CIĘ ZAINTERESOWAĆ…

Jak wdrożyć w organizacji rolę buddy’ego?

Wdrożenie programu onboarding buddy wymaga przemyślanego planu. Co należy zrobić?

• Zdefiniować cele – określić, jakie korzyści chce się osiągnąć dzięki programowi
• Wybrać odpowiednie osoby – zidentyfikować potencjalnych onboarding buddy’ch, korzystając z RMP i innych narzędzi
• Przygotować program szkoleniowy – obejmujący m.in. umiejętności komunikacyjne i budowanie relacji
• Przygotować niezbędne materiały – przewodniki, checklisty i narzędzia do oceny efektywności programu
• Regularnie oceniać skuteczność programu i wprowadzać niezbędne poprawki

Opracowanie programu onboardingowego pozwala na standaryzację okresu wdrażania, dzięki  któremu wszyscy nowi pracownicy mają równe szanse – każdy zdobywa tę samą wiedzę na start, a firma ma pewność, że żadne ważne informacje nie umknęły pośród bieżących spraw. 

Wskazówka: buddy powinien posługiwać się listą tematów do odhaczania krok po kroku – to daje pewność każdej ze stron, że nic nie zostało pominięte, a wszyscy nowi pracownicy mają tę samą bazę. Pomocne może tu być przygotowanie video dla osób, które po raz pierwszy pełnią funkcję buddy’ego.

Korzyści z wdrożenia

Wdrożenie programu onboarding buddy przynosi wiele korzyści dla organizacji, takich jak:

• Szybsza adaptacja nowych pracowników.
• Zwiększenie zaangażowania pracowników, którzy czują się bardziej lojalni wobec organizacji.
• Zmniejszenie rotacji pracowników, a zatem obniżenie kosztów związanych z rekrutacją i szkoleniem nowych pracowników.
• Ulepszenie kultury organizacyjnej, czyli wzmocnienie poczucia wspólnoty i budowanie pozytywnej atmosfery w pracy.

Jeśli zainteresował Cię temat funkcji onboarding buddy’ego lub potrzebujesz innych rozwiązań budujących zaangażowanie pracowników, skontaktuj się z nami lub bezpośrednio napisz do mnie na LI.