Zarządzanie przez cele – kompendium wiedzy o MBO 

Jak zagwarantować firmie świetlaną przyszłość? Pozwolić pracownikom ją kreować! Dziś w kilku słowach omówimy jedną z metod prowadzenia organizacji, która pomogła wielu przedsiębiorstwom przetrwać dzięki zaangażowaniu pracowników w proces tworzenia celów. 

Czym jest zarządzanie przez cele?

Zarządzanie przez cele ZPC – choć częściej używanym skrótem jest MBO (ang. Management by Objectives) – to to metoda zarządzania, która polega na wspólnym ustalaniu celów przez menedżerów i pracowników. 

Definicja i założenia metody MBO

Zarządzanie przez cele to skuteczna metoda, która pozwala na jasne określenie oczekiwań i sprawiedliwe nagradzanie pracowników. Poprzez wspólną pracę nad wyznaczaniem konkretnych i ambitnych celów, przełożeni i podwładni budują relacje oparte na zaufaniu i wzajemnym zrozumieniu.

System nagród, bezpośrednio powiązany z osiągniętymi wynikami, zapewnia transparentność i sprawiedliwość, co przekłada się na większe zaangażowanie i motywację pracowników.

Jakie powinny być modelowe cele? Z pewnością umiarkowanie trudne, konkretne, jasne dla pracownika i zaakceptowane przez niego – chodzi o to, aby chciał się w pełni zaangażować w ich realizację.

• ROZWIĄZANIA DLA CIEBIE – wyznaczaj cele które maksymalnie zaangażują każdego pracownika (ta metoda uwzględnia różnorodność pracowników)

Historia i rola Petera Druckera w popularyzacji MBO

Koncepcja MBO została spopularyzowana przez Petera Druckera w latach 50. XX wieku. Drucker, uważany za ojca współczesnego zarządzania, podkreślał znaczenie celów w motywowaniu pracowników i osiąganiu efektywności organizacyjnej. Koncept rozwinął i rozsławił jego student, George Odiorne.

Dlaczego zarządzanie przez cele NIE działa

Kluczowe elementy zarządzania przez cele

Proces ustalania i kaskadowania celów

Wyznaczanie celów w organizacji odbywa się w procesie kaskadowania, rozpoczynając od zarządu, który ustala cele strategiczne. Następnie cele są przekazywane niższym szczeblom zarządzania, gdzie na ich podstawie wyznaczane są cele taktyczne i operacyjne. Ten hierarchiczny proces zapewnia spójność celów na wszystkich poziomach organizacji i umożliwia efektywne delegowanie odpowiedzialności.

Przykład: Zwiększenie rocznej sprzedaży o 20% jest kaskadowane od zarządu do dyrektorów regionalnych, którzy wyznaczają odpowiednio mniejsze cele sprzedażowe dla kierowników oddziałów, a ci z kolei dla poszczególnych handlowców. W ten sposób każdy wnosi swój wkład w ostateczny wynik.

Cele, które zostały ustalone we współpracy kierownictwa z pracownikami, nie mogą być dowolne. Nie powinno być ich więcej niż pięć, ale przede wszystkim – muszą opierać się na zasadzie SMART.

Metoda SMART w wyznaczaniu celów

Cele powinny być wyznaczane zgodnie z zasadą SMART:

• Specific (konkretne) – jasno zdefiniowane i łatwe do zrozumienia,
• Measurable (mierzalne) – pozwalające ocenić postęp i rezultat za pomocą konkretnych wskaźników,
• Achievable (osiągalne) – ambitne, ale realistyczne,
• Relevant (istotne) – zgodne z misją, strategią i wartościami firmy,
• Time-bound (określone w czasie) – zawarte w ramach czasowych.

• ROZWIĄZANIA DLA CIEBIE – SMART nie działa? Bo nie uwzględniasz indywidualnych motywatorów swoich pracowników (ta metoda uwzględnia)

Partycypacja pracowników w wyznaczaniu celów

Cele strategiczne i operacyjne powinny być elastyczne, aby można je było dostosować do zmieniających się warunków i nowych informacji. Ponadto, aby zwiększyć zaangażowanie, cele powinny być wyznaczane w partnerskiej współpracy z osobami, które będą je realizować. Taka współodpowiedzialność sprawia, że wszyscy są zaangażowani po równo w dążenie do osiągnięcia celów. Jest to kluczowe, aby zapewnić transparentność i zrozumienie kierunku rozwoju organizacji na wszystkich szczeblach.

Hierarchia celów i ich dostosowanie do strategii organizacji

Zarządzanie przez cele MBO to proces, w którym cele powinny być ukierunkowane strategicznie, czyli już na początku uformowane w hierarchii. To podejście pozwala na skuteczne wytyczenie ścieżki działań i motywacji pracowników. W rezultacie firma zyskuje lepszą atmosferę pracy, większą efektywność i staje się bardziej atrakcyjnym miejscem zatrudnienia.

Wdrożenie zarządzania przez cele w organizacji

Jak skutecznie wdrożyć system MBO?

Skuteczne wdrożenie zarządzania przez cele opiera się na zrozumieniu i jasnym zdefiniowaniu misji, wizji i celów strategicznych organizacji, przy aktywnym udziale najwyższego kierownictwa. Następnie, te cele muszą być efektywnie zakomunikowane wszystkim pracownikom, aby każdy czuł się współodpowiedzialny za ich realizację.

Wspólne ustalanie celów i ich komunikacja

Komunikacja i rozwój pracowników są fundamentami udanego wdrożenia zarządzania przez cele. Wyznaczanie mierzalnych celów, monitorowanie postępów i zapewnienie niezbędnych narzędzi i wsparcia to kolejne kluczowe elementy. Ważne jest również utrzymanie widoczności celów i elastyczne podejście do ich realizacji, aby dostosować się do zmieniających się warunków. Dobrze, by cele były spisane w jednym miejscu, tak aby każdy pracownik miał do nich stały dostęp. 

Monitorowanie realizacji celów i kontrola postępów

Zarządzanie przez cele wymaga ciągłej kontroli. Regularne sprawdzanie postępów pozwala na identyfikację przeszkód i szybką reakcję, minimalizując ryzyko niepowodzenia. Ze względu na trudność w precyzyjnym określeniu mierników, warto dzielić cele na mniejsze etapy i monitorować ich realizację w krótszych cyklach, z wykorzystaniem różnorodnych wskaźników, takich jak wartości pieniężne, ilościowe czy procentowe.

Przykładowe mierniki ilościowe: średni czas obsługi klienta, liczba reklamacji, wskaźnik retencji klientów (procent klientów powracających), ruch na stronie internetowej (liczba odwiedzin, odsłon).

Przykładowe mierniki jakościowe: opinie klientów (z ankiet lub mediów społecznościowych), jakość obsługi klienta (na podstawie oceny rozmów lub opinii na czacie), poziom innowacyjności (według liczby zgłoszonych nowych pomysłów).

Ewaluacja celów i ocena efektywności

Kontrola wyników na każdym poziomie ustalonych celów pozwala stwierdzić, czy dane działanie rzeczywiście ma sens. Całościowa ocena wyników przeprowadzona po zakończeniu realizacji celów pozwala na identyfikację osiągnięć i niedociągnięć oraz na wyciągnięcie wniosków, które poprawią efektywność w przyszłości.

Motywacja i ocena pracowników w zarządzaniu przez cele

System motywacyjny i jego wpływ na zaangażowanie pracowników

System zarządzania przez cele to potężne narzędzie motywacyjne, które przekłada się na konkretne rezultaty. Jasno wyznaczone cele z transparentnymi wskaźnikami ich osiągnięcia dają zespołom poczucie kierunku i zwiększają ich zaangażowanie. Powiązanie realizacji celów z systemem nagród (awans, system premiowy) dodatkowo motywuje do osiągania lepszych wyników.

Ocena pracownicza jako narzędzie monitorowania postępów

W tym miejscu warto wspomnieć o ocenie pracowniczej. Formalne oceny, przeprowadzane okresowo, na przykład co pół roku, stanowią cenne uzupełnienie bieżącego feedbacku. Pozwalają na kompleksową ocenę postępów pracowników, co jest korzystne zarówno dla ich rozwoju, jak i dla efektywności organizacji.

System wynagrodzeń powiązany z realizacją celów

Pieniądze stanowią istotny element docenienia wysiłku i osiągnięć pracownika, szczególnie w systemie, gdzie cele są jasno określone i mierzalne. Wynagrodzenia powinny być ściśle powiązane z wynikami. Pracownicy widzą bezpośrednią korelację między swoim wysiłkiem a nagrodą, co wzmacnia ich zaangażowanie i chęć osiągania wyznaczonych celów.

Nagradzanie za realizację celów nie musi ograniczać się jedynie do premii finansowych. Może obejmować również inne formy uznania, takie jak awanse, dodatkowe dni wolne czy publiczne pochwały. Jednak premie pieniężne, jako namacalny dowód uznania, mają szczególną moc motywacyjną.

Przykłady wdrożenia zarządzania przez cele

Wiele znanych firm, takich jak Hewlett-Packard, Xerox i Intel, przypisuje swoje sukcesy wdrożeniu systemu zarządzania przez cele. Na przestrzeni lat model ten zyskał szerokie uznanie, co potwierdza liczna literatura fachowa, a jego ewolucja doprowadziła do powstania nowych metod, takich jak OKR.

Hewlett-Packard – zarządzanie przez cele i sukces

Hewlett-Packard, wdrażając zarządzanie przez cele MBO, osiągnął znaczący wzrost efektywności operacyjnej i innowacyjności. Firma, uznając kluczową rolę celów w motywowaniu pracowników i kierowaniu działaniami, skoncentrowała się na konkretnych celach, które miały realny wpływ na wyniki finansowe i konkurencyjność. Jednym z głównych było zwiększenie wydajności produkcji, co przełożyło się na optymalizację procesów i skrócenie czasu realizacji zamówień. Równocześnie firma postawiła na redukcję kosztów, wyznaczając konkretny procent, o który koszty miały zostać obniżone w ciągu roku.

Aby osiągnąć te ambitne cele, Hewlett-Packard wprowadził regularne przeglądy wyników, które pozwalały na bieżąco monitorować postępy i identyfikować obszary wymagające poprawy. Na podstawie analizy danych, firma modyfikowała strategie, dostosowując je do zmieniających się warunków rynkowych i wewnętrznych możliwości. Dzięki takiemu podejściu, Hewlett-Packard był w stanie osiągnąć zaplanowane cele, co przełożyło się na wzrost zysków, umocnienie pozycji na rynku i zwiększenie zadowolenia klientów.

Intel – zarządzanie przez cele i wyższa efektywność organizacyjna

W latach 60. i 70. XX wieku zarządzanie przez cele zyskało na popularności, stając się kluczową strategią dla wielu międzynarodowych korporacji dążących do podniesienia produktywności i zaangażowania pracowników. 

Andy Grove, prezes Intela w latach 70. postanowił dodatkowo uprościć to podejście i opracował OKR pod nazwą „MBO by Intel”, które były stosowane na początku tylko wewnątrz firmy, ale potem przeniknęło też do innych organizacji. 

Deloitte i jego zarządzanie przez cele

Deloitte, firma doradcza, jest przykładem udanego wdrożenia MBO w sektorze usługowym. Jednym z celów firmy była poprawa jakości obsługi klienta, a konkretnie – skrócenie czasu odpowiedzi na zapytania do 24 godzin. Dzięki wdrożeniu systemu monitorowania i regularnej analizy danych, udało się osiągnąć średni czas odpowiedzi na poziomie 20 godzin, co przyczyniło się do wzrostu zadowolenia klientów o 12%.

Zalety i ograniczenia zarządzania przez cele

Korzyści z wdrożenia systemu MBO

1. Wzrost wydajności i efektywności.
2. Zwiększone zaangażowanie i motywacja = satysfakcja z pracy i lojalność wobec pracodawcy.
3. Lepsza komunikacja w organizacji, kultura otwartości i współpracy.
4. Ułatwiona ocena wyników i rozwój pracowników.
5. Wzrost zaufania i poczucia przynależności.
6. Większa odpowiedzialność i samodzielność pracowników prowadzą do uwolnienia potencjału.

Ograniczenia i potencjalne wyzwania

1. Nadmierny nacisk na mierzalne wskaźniki.
2. Ryzyko nadmiernego skupienia na celach krótkoterminowych.
3. Demotywacja wynikająca z nierealistycznych celów.
4. Ryzyko manipulacji i nieetycznych zachowań między pracownikami (niezdrowa konkurencja).
5. Proces wymaga znacznych zasobów i czasu, a także narzędzi, które mogą być kosztowne dla organizacji.

Jak podnieść skuteczność zarządzania przez cele?

Załóżmy, że wdrożyłeś w swojej organizacji zarządzanie przez cele, ale cały czas masz wrażenie, że czegoś brakuje. Choć realizujesz założenia tej metody, to ciągle czujesz, że w twoich pracownikach drzemie większy potencjał. I coraz częściej zadajesz sobie pytanie – jak go obudzić? Co takiego mi umyka?

Odpowiedź, w większości przypadków, jest bardzo prosta: brakuje indywidualnego podejścia do wyznaczania celów, czyli zarządzania przez cele dopasowanego do indywidualnego profilu motywacyjnego pracownika.

Metoda RMP uzupełnia tę lukę, a my dodatkowo dajemy Ci konkretne narzędzia, aby jej wdrożenie było szybkie i skuteczne.